Les logiciels de paie sont des outils technologiques réputés complexes. Pour cela, leur utilisation nécessite certains prérequis, surtout pour les personnes très novices en la matière. Si vous avez récemment sauté le pas et avez doté votre entreprise d’un logiciel de paie, cet article est le guide parfait pour savoir bien le manier.
Sommaire
Installer le logiciel de paie et choisir sa préférence d’usage
Après son achat, le logiciel de paie doit être installé sur les postes informatiques de votre entreprise. Il peut l’être sur un seul ou sur tout un réseau. Sachez que pour bien utiliser votre logiciel, vous devrez suivre une formation. Souvent délivrée par le fournisseur, elle permettra de mieux vous aguerrir pour en maîtriser toutes les fonctionnalités. Chaque mois, la personne en charge de la paie fait un point des informations sur chaque salarié. Il s’agit entre autres éléments, des heures supplémentaires effectuées, des absences, des congés, des heures travaillées, etc.
Certains logiciels vous permettent de procéder à la préparation de la déclaration annuelle des obligations sociales, la création des documents types, les déclarations uniques et d’embauches, etc. Les fonctionnalités peuvent varier considérablement d’un développeur à un autre. Vous pouvez utiliser un logiciel de paie de deux façons différentes, notamment en monoposte et en modepass. En monoposte, il est téléchargé et installé sur le réseau d’ordinateurs de l’entreprise. Dans le second cas, il est installé dans le cloud après achat d’une licence. Ainsi, tous ceux qui disposent d’un abonnement peuvent y accéder du moment où ils disposent d’une connexion internet.
Intégrer le logiciel de paie à d’autres logiciels
L’utilisation d’un logiciel de paie peut également se faire en l’association avec d’autres solutions de gestion d’entreprise. Cela permet d’optimiser son utilisation. La première solution d’association est le logiciel CRM dont le rôle est d’améliorer la gestion des relations clients en permettant un excellent angle de vue de leur interaction avec l’entreprise. La seconde est le logiciel de comptabilité. Un logiciel de paie relié à ces deux outils permet de faciliter le partage de données et la communication entre eux. En dehors de ces logiciels principaux, certains autres logiciels peuvent également y être reliés pour en tirer le meilleur.
Sauvegarder régulièrement les données et veiller à leur sécurité
La sécurité est primordiale, vu qu’avec un logiciel de paie, vous allez manipuler au quotidien les données personnelles de vos employés. Le logiciel doit donc pouvoir les protéger au maximum, même s’il y a piratage et perte de données. La meilleure des choses à faire est de veiller à une fréquence régulière de sauvegarde. Cela vous permet de ne pas essuyer trop de pertes en cas de panne électronique, de piratage, de sinistre, etc.
De la même manière, le logiciel de paie doit parfaitement sécuriser l’hébergement de vos données. Il s’agit d’obligations standards que normalement tous les logiciels de paie doivent pouvoir respecter en matière de protection de données et de confidentialité. Enfin, veillez à ce que le processus de récupération des données soit simple et rapide. Cela vous facilitera la vie en cas de migration ou de changement de logiciel suite à un cas de force majeure ou à un sinistre.
